Die Visitenkarte eines Unternehmens
Weiterbildung für Empfangsmitarbeitende am KV Luzern
Auch wenn der Beruf oft unterschätzt wird: Empfangsmitarbeitende, auch Front Office Manager:innen, Empfangssekretär:innen oder Rezeptionist:innen genannt, haben eine wichtige Funktion in einem Unternehmen. Sie sind die erste Person, die die Besucherinnen antreffen. Und dieser erste Eindruck prägt das Bild des Unternehmens. Er bewirkt eine positive – oder im schlechtesten Fall eine negative – Grundhaltung des Besuchers.
«Die Perle» am Empfang
Die Empfangsmitarbeitenden empfangen Kunden und Kundinnen zuvorkommend und verweisen an kompetente Personen. Verlässlichkeit, Organisationstalent, Flexibilität, Planungskompetenz – All das sind wichtige Eigenschaften von Empfangsmitarbeitenden. Da man es in diesem Beruf mit vielen Menschen zu tun hat, ist es von Vorteil, wenn man sich Namen und Gesichter gut merken kann.
Mitdenken ist gefragt
Abgesehen vom Telefondienst und der Weiterleitung von Besuchern, recherchieren und reservieren sie Hotels und Flüge, organisieren Veranstaltungen und Meetings, schreiben Briefe, Protokolle sowie E-Mails und erledigen viele Sekretariatsarbeiten. Lösungsorientiert und unbürokratisch an Probleme oder Aufgaben herangehen und viele Fragen beantworten – all das gehört ebenfalls dazu. Diplomatie ist zwingend, denn es kann vorkommen, dass ein verärgerter Kunde anruft oder am Empfang steht. Anzuhören, den Ärger auffangen, Verständnis zeigen, Probleme lösen – selbst oder mit der Hilfe von Kollegen und Kolleginnen.
Weiterbildung als Zeichen der Wertschätzung
Der Lehrgang an der KV Luzern Berufsakademie sensibilisiert die Teilnehmenden auf Professionalität und Qualitätssicherung. Seitens Unternehmen ist es auch ein Zeichen der Wertschätzung. Die vertiefte Auseinandersetzung mit wichtigen Themen sowie der Austausch mit Gleichgesinnten aus anderen Firmen gilt als besonders wertvoll.
Wichtige Inhalte der Ausbildung sind u.a. «Gepflegtes Erscheinungsbild», «Professionelle Umgangsformen», «Kundenorientierte Kommunikation», «Umgang mit internationaler Kundschaft», «Erfolgreich mit Reklamationen umgehen», «Zeit- und Arbeitsorganisation managen», «Organisation von Anlässen» sowie «Richtig reagieren in Notsituationen».
Neben der Vermittlung von Fachwissen wird auch auf die richtige innere Haltung eingegangen, damit Unternehmen bei ihren Kunden nicht nur einen durchschnittlichen, sondern einen hervorragenden ersten Eindruck hinterlassen.
